外国人労働者を雇用する企業が増える中で、「労働条件通知書は日本語だけでよいのか」「母国語で作成する義務があるのか」といった疑問を持つ事業主や人事担当者は少なくありません。
特に技能実習生や特定技能外国人、留学生アルバイトなど、さまざまな在留資格の外国人が働くようになった現在、労働条件の説明不足によるトラブルは企業にとって大きなリスクとなります。ここでは、外国人労働者に対する労働条件通知書の言語について、法的な考え方や実務上の対応方法を解説します。
回答の結論
外国人労働者に交付する労働条件通知書について、日本の労働基準法上は必ずしも母国語で作成する義務はありません。
しかし労働者が内容を十分に理解できることが強く求められており、実務上は母国語または理解できる言語で作成・併記することが望ましいとされています。
特に外国人労働者が日本語を十分に理解できない場合、日本語のみの通知では労働条件を適切に説明したとは認められない可能性があります。
解説
労働基準法第15条では、使用者は労働契約の締結時に賃金、労働時間、休日、契約期間などの労働条件を明示しなければならないと定められています。
この「明示」は書面または電子的方法によって行う必要がありますが、法律上は日本語でなければならない、あるいは外国語でなければならないという規定はありません。
ただし法律の趣旨は、労働者が労働条件を理解したうえで契約を締結することにあります。そのため、日本語が十分に理解できない外国人に対して日本語だけの通知書を渡した場合、実質的に説明義務を果たしていないと判断されるおそれがあります。
例えば、
・基本給の金額
・残業代の計算方法
・休日や有給休暇
・契約更新の有無
・退職に関するルール
などを理解しないまま入社し、後日「聞いていた内容と違う」といったトラブルになるケースがあります。
厚生労働省も多言語による労働条件通知書のモデル様式を公表しており、英語、中国語、ベトナム語、ポルトガル語など複数言語での説明を推奨しています。
よくある誤解
「外国人だから必ず母国語で作らなければならない」と考える方がいますが、法律上そのような義務はありません。
例えば、母国語は英語以外の言語であっても英語を十分に理解できる外国人であれば、英語版の通知書でも問題ありません。また日本語能力試験N1レベルなど、日本語を十分理解できる外国人であれば日本語のみでも実務上問題ない場合があります。
一方で、「日本で働くのだから日本語だけでよい」という考え方も危険です。
実際には日本語能力に個人差があり、日常会話はできても契約書や法的文書の内容までは理解できないケースが少なくありません。事業主としては相手が本当に理解できているかを確認することが重要です。
実務での注意点
外国人雇用においては、単に通知書を交付するだけでなく、内容を説明した記録を残しておくことが大切です。
例えば、
・日本語版と外国語版を併記する
・通訳を介して説明する
・署名や確認書を取得する
といった対応を行うことで、後日のトラブル防止につながります。
また特定技能外国人の場合は、支援計画の中で生活や労働条件について理解できる言語による支援が求められるため、より丁寧な対応が必要です。
労働条件通知書の翻訳内容に誤りがあると、かえって紛争の原因になることもあります。そのため自動翻訳だけに頼らず、できる限り公的様式や専門家の確認を利用することが望ましいでしょう。
士業としての支援内容
行政書士や社会保険労務士は、外国人雇用に関する各種手続きや労務管理をサポートできます。
具体的には、
・外国人向け労働条件通知書の作成
・多言語版書類の整備
・雇用契約書のチェック
・入国管理局への届出
・労務トラブル予防のための就業規則整備
などが挙げられます。
外国人雇用は在留資格管理と労務管理の両面が関係するため、早い段階から専門家へ相談することでリスクを軽減できます。
まとめ
外国人労働者に対する労働条件通知書について、法律上は母国語での作成義務はありません。しかし、労働者が内容を理解できる言語で説明することは非常に重要です。
実務上は日本語版に加えて母国語や理解可能な言語の翻訳版を用意し、十分な説明を行うことが望ましい対応といえます。労働条件の誤解は賃金トラブルや早期離職につながるため、企業側は「交付したから終わり」ではなく、「理解してもらえたか」を重視する姿勢が求められます。
外国人雇用に関する書類作成や制度対応に不安がある場合は、行政書士や社会保険労務士などの専門家へ相談し、自社の状況に合った適切な運用体制を整えることをおすすめします。