京都では人手不足への対応や海外展開、多言語対応などを目的に、海外在住の外国人を直接採用する企業も増えています。
しかし、海外に住んでいる外国人へ内定を出しただけでは日本で働き始めることはできません。予定している仕事内容に適した在留資格を確認し、「在留資格認定証明書交付申請」手続きを進める必要があります。
この記事では京都の企業が海外在住の外国人を採用する際の入管手続きと注意点について、行政書士・社労士の視点から分かりやすく解説します。
目次
京都で海外在住の外国人を採用する際の基本的な流れ
海外在住の外国人を日本へ呼び寄せて雇用する場合、一般的には次のような流れで進めます。
- 仕事内容と在留資格の適合性を確認し、内定を出す。
- 雇用契約を締結する。
- 在留資格認定証明書交付申請を行う。
- 認定証明書が交付されたら本人が在外公館で査証（ビザ）を申請する。
- 査証発給後、日本へ入国する。
- 入社後に社会保険・雇用保険などの手続きを行う。
在留資格認定証明書交付申請手続きは一定の審査期間が必要です。入社予定日から逆算して、余裕を持った採用計画を立てることが重要です。
最初に確認したい「仕事内容」と在留資格
外国人採用では、「この人を採用したい」という企業側の希望だけで在留資格が認められるわけではありません。
例えば「技術・人文知識・国際業務」という就労系在留資格では、外国人本人の学歴や実務経験などが要件となっています。
採用を決定してから「この仕事内容では予定していた在留資格を取得できない」と判明すると、職種の変更や採用計画そのものを見直さなければならない可能性があります。
そのため、正式な採用を進める前に在留資格との適合性を確認しておくことが大切です。
在留資格認定証明書交付申請で必要となる主な書類
必要書類は取得する在留資格や企業の状況によって異なりますが、一般的には次のような資料を準備します。
外国人本人に関する書類
- パスポートの写し
- 証明写真
- 履歴書
- 卒業証明書
- 職歴証明書など
企業側に関する書類
- 雇用契約書や労働条件通知書
- 会社概要
- 登記事項証明書
- 決算関係資料
- 職務内容を説明する資料
申請内容によっては追加資料を求められる場合もあるため、早めに準備しましょう。
京都の企業が注意したい外国人採用のポイント
入社日を確定しすぎない。
在留資格認定証明書交付申請の審査や、交付後の査証の発給には時間がかかります。
「○月〇日に入社」と予定していても、審査状況によって間に合わない可能性があります。採用担当者だけでなく配属部署とも情報を共有しておきましょう。
雇用条件を分かりやすく説明する。
海外在住者との採用では給与や勤務時間だけでなく、社会保険、税金、住宅費、交通費などについて認識の違いが生じることがあります。
雇用契約書を交付するだけでなく、本人が理解できる言語や方法で具体的に説明することがトラブル防止につながります。
入国後の生活支援も考える。
初めて日本で暮らす外国人の場合、住居、銀行口座、携帯電話、行政手続きなどで戸惑うことがあります。
在留資格によって求められる支援内容は異なりますが、企業としても入社直後の生活面をサポートする体制を検討すると、外国人社員の早期定着につながります。
入社後の労務手続きも忘れない。
外国人社員にも日本人社員と同様に労働関係法令が適用されます。
加入要件を満たす場合には社会保険や雇用保険などの手続きを行うほか、外国人雇用状況の届出についても確認が必要です。
採用前から行政書士・社労士へ相談するメリット
海外在住の外国人採用では、「入管手続き」と「雇用・労務管理」を分けて考えないことが重要です。
行政書士は予定する仕事内容と在留資格の確認、在留資格認定証明書交付申請などの入管手続きを支援します。
社労士は雇用契約書、社会保険、労働保険、就業規則など、入社後を見据えた労務管理をサポートします。
両者が連携することで、採用前の制度確認から入国後、入社後の労務管理まで一貫して準備できます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 海外在住の外国人へ内定を出せば、すぐに日本へ呼べますか？
いいえ。日本で就労するためには予定する仕事に対応した在留資格が必要です。まず在留資格認定証明書交付申請を行い、認定証明書が付与された後に査証を取得して日本に入国します。
Q2. 在留資格認定証明書が交付されれば必ず入国できますか？
在留資格認定証明書は大切ですが、それだけで入国が保証されるものではありません。各国の日本大使館での査証申請や入国時の審査もクリアしなければなりません。
Q3. 外国人本人の学歴は重要ですか？
取得する在留資格によっては、学歴や職歴と予定する仕事内容との関係が審査で重要になります。在留資格認定証明書交付申請では入管に卒業証明書などを提示しなければならないため、面接時に卒業証明書などを確認しましょう。
Q4. 雇用契約は入管への申請より前に必要ですか？
就労目的の在留資格認定証明書交付申請では、雇用関係や労働条件を示す書類や予定する仕事内容を説明する資料が必要です。
Q5. 行政書士・社労士にはいつ相談すればよいですか？
外国人本人へ正式な内定を出す前の段階から相談すると安心です。予定する仕事内容で在留資格を取得できる可能性や雇用条件を事前に確認することで、採用後のミスマッチを防ぎやすくなります。
まとめ
京都で海外在住の外国人を採用する場合は、人材を選考するだけでなく、日本で適法に働くための在留資格と必要な手続きを確認することが不可欠です。
特に仕事内容と在留資格の適合性、外国人本人の学歴・職歴、雇用条件、入国までのスケジュールを採用前から確認しておくことが重要です。
京都で海外人材の採用を検討している企業は、行政書士・社労士と連携し、在留資格認定証明書交付申請から入社後の社会保険・労務管理まで見据えた受け入れ体制を整えましょう。